APUNTES DE LA CATEDRA: CONTABILIDAD Y
ECONOMIA.
MODULO I: FUNDAMENTOS BASICOS DE
CONTABILIDAD.
CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACION.
Desde los inicios de la actividad
económica en el mundo y concretamente desde el nacimiento de las primeras
empresas, la información sobre sus actividades ha ido tomando una importancia
vital, que al día de hoy la empresa que no cuente con un adecuado sistema de
información, se puede decir que está actuando en una penumbra, que con el paso
del tiempo la puede llevar a perder la razón de su existencia.
Dependiendo del tamaño de la empresa, día
a día, está enfrentada una serie de hechos, los cuales generan una serie de
datos independientes, que para un adecuado análisis requieren previamente de un
determinado ordenamiento, de una agrupación lógica y de una clasificación
sistemática, que permita que dichos datos se transformen en una información
útil para la dirección de la empresa.
Por tanto, el concepto de dato se puede
definir como el conocimiento aislado de una situación y que por ser parcial, no
permite visualizar los efectos que él puede generar, o bien, comprender
claramente la tendencia futura que puede implicar en sí mismo el sólo hecho de
existir de dicho dato.
En consecuencia, el dato procesado
mediante un registro adecuado, presentado en una agrupación y clasificación
relevante, se puede transformar en información comprensible, orientadora de una
actividad y que permita controlarla y redefinirla, para la gestión futura de la
empresa.
De ahí que todo tipo de información, para
que sea útil y aprovechable, debe cumplir, al menos, con los siguientes
requisitos:
Significativa: Se considera que la
información es significativa, cuando ella da a conocer con propiedad algo
determinado. Además es necesario que ella sea clara, lo que implica que la
información que se entregue no deberá contener conceptos mezclados a fin de que
el usuario la pueda interpretar sin un grado excesivo de dificultad. En igual
forma debe ser verdadera, los datos que se entreguen deben ser veraces, sin
ocultarlos o distorsionarlos, para favorecer beneficios propios o de terceros.
Adicionalmente debe ser exacta, de manera tal que los elementos cuantitativos
deberán ser precisos y sin errores en sus cálculos. Finalmente el hecho que sea
significativa, requiere que la información que se entregue a los diversos
niveles de la empresa, esté de acuerdo con las necesidades específicas de la
persona a quien se dirige.
Completa: Mientras más variables se
incorporen en la información, las decisiones que se tomen en la empresa, serán
con un respaldo de mayores antecedentes.
Económica: La inversión que se requiera
en la estructuración de un sistema de información, debe tener presente el
problema costo-beneficio, lo cual implica que la inversión en todo sistema debe
considerar los beneficios indirectos que se pueden obtener al constar con una
buena información.
Oportuna: La entrega de la información
cuando ella realmente se requiere es importantísima e incluso para determinadas
decisiones la información inoportuna, no tiene ninguna relevancia,
transformándose en un gasto producto de la ineficiencia de los responsables de
ella.
En resumen, se dice que la información es
RACIONAL, cuando ésta es significativa, completa y económica, y si además se
obtiene oportunamente, se está en presencia de información ÓPTIMA.
RESEÑA HISTORICA DE LA CONTABILIDAD.
En un comienzo, el hombre efectuaba
transacciones o intercambios, pero esto era sólo a través del trueque. Una vez
que las necesidades se fueron incrementando, no sólo por el incremento
vegetativo de la población, sino porque se fueron creando nuevas necesidades y
a la vez nuevos bienes para satisfacerlas, se fue haciendo más imperiosa la
necesidad de recopilar o tener información. Adicionalmente la mayor producción,
primeramente de alimentos y vestuario, empezó a nacer el concepto de ventas al
crédito, haciéndose más imperativo contar con información donde se recopilara
las obligaciones contraídas y los derechos sobre los créditos otorgados.
Las bases de la contabilidad se remontan
al siglo XIII y el verdadero auge nace cuando el religioso Lucas Paccioli crea
el sistema de la Partida Doble, cuyo postulado fundamental establece que “no
hay deudor sin acreedor”.
En Chile, los fundamentos jurídicos y
normas que regular la contabilidad están contenidos en el Código de Comercio
(Art. 25 al 44), que establece las características principales de la confección
de la contabilidad, estableciendo los libros básicos de ella (Libro de
Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor y Libro Copiador de Cartas.)
Por su parte, el Código Tributario, imparte algunas normas contables, en los
Arts. 16 al 20, agregándose otras normas y circulares emitidas por Servicio de
Impuestos Internos, que le han dado, al día de hoy, las principales
características y requisitos que debe reunir la Contabilidad.
LA EMPRESA ó UNIDADES ECONOMICAS.
En términos generales, se puede definir a
la empresa como “el conjunto de elementos materiales, humanos y de recursos
monetarios, los cuales deben interactuar coordinadamente para lograr un
objetivo específico”.
Las empresas pueden ser clasificadas
desde tres puntos de vista:
a.) De acuerdo a la propiedad del
capital aportado:
a.1.) Empresas públicas: son aquellas en
que el Estado es el dueño de capital.
a.2.) Empresas Semi-públicas: El capital
es aportado por el Estado y Particulares.
a.3.) Empresas Privadas: El total del
capital pertenece a particulares.
b.) De acuerdo al tipo de actividad
que desarrollan:
b.1) Empresas Comerciales: Son aquellas
que comercializan bienes elaborados por terceros, es decir, se dedican a la
compra-venta de bienes.
b.2.) Empresas Industriales: Son aquellas
que elaboran productos, a través de la transformación de ciertos insumos, los
cuales pueden ser comercializados directamente o a través de terceros.
b.3) Empresas Financieras: Son aquellas
que captan recursos financieros, para luego colocarlos en el mercado de
capitales.
b.4.) Empresas de Servicios: Son aquellas
que prestan servicios intangibles a los consumidores.
c.) De acuerdo a su constitución
jurídica:
c.1.) Sociedades de Hecho: Son
constituidas por una o más personas, las cuales deciden efectuar una
explotación específica, por un determinado período, siendo su característica
fundamental que utiliza el RUT. de uno de los asociados, no pudiendo utilizar un
nombre de fantasía, sino que se debe usar el nombre de uno de los asociados
seguido de las palabras “y Otro” o “y Otros”.
c.2.) Empresa Unipersonal: Su dueño es
una persona natural y debe utilizar su propio RUT. en su actividad económica de
la empresa.
c.3.) Empresa de Responsabilidad
Limitada: Está constituida por dos o más personas naturales, debe obtener un
RUT. distinto al de los socios. La administración puede ejercerse en forma
conjunta o según acuerdo de los socios. La cesión de los derechos sociales,
debe ser aprobada por el resto de los socios.
c.4.) Empresa en Comandita Simple: Se
constituye por dos o más personas naturales, de los cuales algunos tienen el
carácter de Gestores y otros de Comanditarios. Los Gestores son los encargados
de la administración y no pueden ceder sus derechos sin contar con la
aprobación de los Comanditarios. Estos últimos no pueden intervenir en la
administración y pueden ceder libremente sus derechos.
c.5.) Empresa en Comandita por Acciones:
Se constituye por dos o más personas naturales, de los cuales algunos tienen el
carácter de Gestores y otros de Comanditarios. Los Gestores son los encargados
de la administración y no pueden ceder sus derechos sin contar con la
aprobación de los Comanditarios. Estos últimos no pueden intervenir en la
administración y pueden ceder libremente sus derechos. Los aportes de los
comanditarios se traducen en títulos de acciones, los cuales representan el
monto de sus aportes.
c.6.) Sociedad Anónima Cerrada:
Habitualmente son de corte familiar, deben determinar un Directorio y definir
el responsable de la gestión de la empresa. Para ceder sus derechos, deben
prioridad a los restantes accionistas. Las acciones, que representan los montos
que aportaron los accionistas en la constitución de la sociedad, no se transan
en la Bolsa de Comercio.
c.7.) Sociedad Anónima Abierta: Las
acciones, que representan los montos que aportaron los accionistas en la
constitución de la sociedad, se transan libremente en la Bolsa de Comercio. La
Junta de Accionistas es el mayor nivel jerárquico en la empresa, el cual debe
nominar un Directorio, el cual a su vez, debe designar el Gerente General de la
empresa. Este tipo de sociedades son supervisadas por la Superintendencia de
Sociedades Anónimas y Compañías de Seguro, trimestralmente.
LA CONTABILIDAD Y LA EMPRESA.
Una empresa para operar como tal, debe
cumplir, al menos, con los siguientes trámites legales:
* Escritura social: Salvo el caso de las
sociedades de hecho y unipersonales.
* Iniciación de Actividades: Ante el
Servicio de Impuestos Internos.
* Permisos de patente: Ante la respectiva
Municipalidad.
* Permisos sanitarios: Ante el Servicio
Nacional de Salud.
* Trámites laborales: Ante la Dirección
del Trabajo, Instituciones Previsionales, Instituto de Seguridad del Trabajo,
etc.
Para los aspectos formales del sistema
contable, para aquellas empresas que están obligadas a llevar contabilidad
completa, deben cumplir con ciertas formalidades, tanto para los registros a
utilizar en el sistema, como los formularios legales que deben sustentar las
diferentes transacciones contables que desarrolle en su actividad diaria:
Registros contables:
Libro de Inventarios y Balances.
En este libro se deben registrar
detalladamente los aportes iniciales recibidos por la empresa y los Balances
detallados correspondiente a cada ejercicio comercial.
Libro Diario.
Conceptualmente en este libro se deben
registrar todas y cada una de las transacciones diarias que ocurren en la
empresa, en estricto orden cronológico.
Libro Mayor.
En este libro se deben resumir, de
acuerdo a su naturaleza, todas y cada una de las transacciones registradas en
el Libro Diario, de tal forma que existirá un Libro Mayor, en el cual se
registrarán todos los ingresos y egresos que afecten a la Caja de la empresa,
por ejemplo.
Libro de Compras y Ventas.
En este libro se deben registrar en un
lado todas las facturas de compras recibidas por la empresa, detallando por
cada una de ellas: el nombre del emisor de la factura, el N° de la factura, la
fecha de la factura, el RUT, el valor neto, el monto de IVA y el valor total.
En el otro lado de este libro, se den
registrar detalladamente todas las facturas de ventas emitidas por la empresa,
indicando por cada una de ellas: el nombre a quien se le emitió la factura, el
RUT, el N° de la factura, la fecha de la factura, el valor neto, el monto del
IVA y el valor total. Además aquí también se debe anotar el valor de las
Boletas de Compra-Venta, indicando el valor del IVA y el N° de las mencionadas
boletas.
Libro de Remuneraciones.
En este libro se deben detallar el nombre
del trabajador, el RUT, el sueldo base, otros haberes, descuentos legales y
otros descuentos y determinar el sueldo líquido a recibir por el trabajador.
Libro de Honorarios y Prestaciones de
Servicio.
En el se deben registrar las Boletas de
Servicios recibidas por la empresa y las que ella emita por las prestaciones de
servicios a terceros.
Tarjetas de Control de Existencias.
En dichas tarjetas se debe llevar un
control pormenorizados de los movimientos en unidades físicas y valorizados,
correspondientes las existencias que posea la empresa.
Formularios contables legales:
Facturas de Ventas.
Sustenta la transferencia de bienes y/o
servicios entre la empresa y un comprador. Debe contar de un original (Cliente)
y dos duplicados (Control Tributario y Correlativo S.I.I.) Sólo el original da
derecho al uso del impuesto IVA.
Boleta de Compra-Venta.
También sustenta la transferencia de
bienes y/o servicio, pero no derecho al uso del impuesto IVA. No detalla por
separado el valor neto y el valor del IVA. Se emite en original (Correlativo
S.I.I.) y duplicado (Cliente.)
Guía de Despacho.
Reemplaza transitoriamente a la factura
de venta, pero no derecho al uso del impuesto IVA. Su formato es similar al
señalado en la factura de ventas. Cuando se emite una guía, posteriormente debe
ser refrendada por su respectiva factura de venta, con fecha del mes en que se
emitió la Guía.
Nota de Crédito.
Puede ser utilizada para anular o rebajar
parte de una factura de venta por descuento, para corregir errores en los datos
de una factura de ventas. Su formato es similar al de la factura de venta.
Nota de Débito.
Se debe utilizar para corregir cambios en
los precios cobrados en una factura de venta y para cobrar intereses por mayor
plazo en el pago de una factura. Su formato es similar al de la factura de
venta.
Facturas de Compras.
Pueden ser utilizadas por las empresas cuando
efectúan compras a personas naturales, permitiendo pagar al proveedor el valor
neto y el monto del IVA se debe integrar a Tesorería por la empresa. Su formato
es similar al de la factura de venta.
Boletas de Prestaciones de Servicios,
Pueden ser emitidas por la empresa,
cuando un trabajador independiente no cuenta con boletas propias, para
sustentar la prestación de servicio no habitual. Se emite en original
(Correlativo S.I.I.) y copia (Trabajador).
Control de Asistencia.
Esta exigencia se puede cumplir mediante
un libro, o bien, mediante tarjetas de reloj control. Se debe controlar los
ingresos y salidas diarias a la empresa, que efectúe un trabajador.
Tanto los registros legales como los
formularios que sustentan las transacciones de la empresa, deben ser
previamente timbrados, ya sea por el Servicio de Impuestos Internos o por la
Dirección del Trabajo, según sea el caso de cada registro y/o formulario.
Adicionalmente se debe tener en cuenta
que tanto los registros como los formularios que sustentan la contabilidad, al
día de hoy pueden ser elaborados computacionalmente, lo que permite una mayor
eficiencia y rapidez en las operaciones diarias que puede tener la empresa.
DEFINICIÓN, OBJETIVOS Y MISIÓN DE LA
CONTABILIDAD.
En términos generales, se puede decir que
la Contabilidad es un técnica auxiliar de la organización de empresa que nos
entrega el máximo de información de tipo económico y financiera de una empresa,
a un mínimo costo.
También se puede agregar que la
Contabilidad es una técnica de la economía que tiene por función registrar
hechos que conforman la actividad económica de una empresa, en forma
sistemática y que tiene por objetivo entregar información óptima acerca de su
desarrollo, para lograr a su vez, la eficiencia y eficacia en esa actividad
humana.
Del análisis de ambos conceptos la
Contabilidad debe ser capaz de registrar los hechos económicos, en forma
sistemática, vale decir, como un sistema preestablecido con normas, doctrinas,
las que ordenadamente conllevan a un fin determinado, o bien, que en forma
metodológica deberá estar orientada a preparar INFORMACIÓN, lo cual es su
principal objetivo, implicando además el concepto de CONTROL.
En consecuencia, la misión fundamental de
la Contabilidad es proporcionar información OPTIMA, la que debe estar
relacionada con el movimiento propio de la empresa, reflejando su situación y
desenvolvimiento, con el fin de aportar antecedentes para la toma de decisiones
de sus niveles jerárquicos, proporcionando además información útil a los
organismos externos fiscalizadores y otros usuarios que puedan tener intereses
sobre ella.
La función contable debe ser desarrollada
por los Contadores Generales, quienes tienen como responsabilidad básica
planificar y diseñar un sistema adecuado para la empresa, verificando y
controlando los procedimientos de los registros contables de las operaciones,
con el objetivo final de confeccionar e interpretar los estados financieros que
dicen relación con todos los movimientos que ella realiza.
Como la contabilidad debe estar presente
en todas las empresas, es necesario que el profesional Contador General, domine
ciertos principios básicos, los cuales permiten que ante una situación
específica, dichos profesionales tengan un criterio de actuación similar, facilitando
la comprensión de los hechos económicos en cualquier tipo de empresa.
El Colegio de Contadores de Chile, en su
Boletín Técnico N° 1, estableció principios y normas, que permiten actuar
coordinadamente a estos profesionales, antes las diferentes situaciones que se
ven enfrentadas en su diario vivir las empresas.
A continuación se enumeran los Principios
de Aceptación General, sobre los cuales se sustentan las actividades del
contador de una empresa:
1.- Equidad 2.- Entidad Contable 3.-
Empresa en Marcha 4.-Bienes Económicos 5.- Moneda 6.- Período de Tiempo 7.-
Devengado 8.- Realización 9.- Costo Histórico 10.- Objetividad 11.- Criterio
Prudencial 12.- Significación o Importancia Relativa 13.- Uniformidad 14.-
Contenido de Fondo Sobre la Forma 15.- Dualidad Económica 16.- Relación
Fundamental de los Estados Financieros 17.- Objetivos Generales de la
Información Financiera y 18.- Exposición.
ELEMENTOS DEL SISTEMA CONTABLE.
Todo sistema contable, para su desarrollo
debe contar de:
* Un apego al conjunto de Principios
Contables de aceptación general, detallados anteriormente.
* Procedimientos preestablecidos para el
desarrollo del proceso del registro contable de las actividades.
* Registros y formularios legales.
* Plan de Cuentas, el cual es detalle de
las diferentes cuentas que se utilizarán para registrar las transacciones que
efectúe la empresa. Por tanto deberán existir un número suficiente de cuentas
para reflejar los Activos, Pasivos, Pérdidas y Ganancias que se vayan
presentando de acuerdo a las actividades que desarrolle la empresa.
* Manual de Uso del Plan de Cuentas, el
cual como su nombre lo indica, deberá establecer claramente el tratamiento
contable para cada una de las cuentas que conforman el Plan de Cuentas.
Los sistemas contables más conocidos,
son: - Sistema Jornalizador - Sistema Caja-Diario - Sistema Caja Tabular -
Sistema Americano y Sistema Centralizador.
Para poder evaluar el uso de un
determinado sistema contable, es necesario conocer el flujo del proceso
contable, desde el punto de vista de la legalidad que es tratada en los
diferentes códigos respecto a la Contabilidad (Código de Comercio, Tributario,
Civil, etc.)
Desde esa perspectiva, el flujo que debe
seguir la información contable, es la que se detalla a continuación:
Aportes de
Constitución Libro Inventario y Balances
Transacciones Libro Diario Libro Mayor
Balance General
Desde el punto de vista del proceso
contable, el sistema Jornalizador obliga que todas las transacciones ocurridas
día a día en la empresa, primero se debía registrar en el Libro Diario, para
posteriormente armar el Libro Mayor y así poder determinar el Balance General.
Quizás es sistema fue útil cuando recién se inició la actividad económica de
las empresas, pero al día de hoy es un sistema no práctico, pues las
transacciones diarias en el presente son numerosas y el registro en el Libro
Diario se transformaría en un “cuello de botella” (Ejemplo: grandes tiendas y/o
supermercados.
Los sistemas Caja-Diario y Caja Tabular,
asumen que todas las transacciones se debían realizar estrictamente al contado
(sólo efectivo), cosa que al día de hoy no es habitual.
El sistema Tabular Americano, acepta
transacciones al contado y al crédito simple, pero el volumen de transacciones
diarias deben ser relativamente pocas. Este sistema es recomendable para
empresas pequeñas y que no existe un gran volumen de transacciones día a día.
Al día de hoy, el sistema
mayoritariamente en uso es el Centralizador, pues ofrece ventajas comparativas
que permiten registrar oportunamente un gran volumen de transacciones, sin
producir atrasados en la obtención de la información contable, que debe
proporcionar la contabilidad.
La ventaja de este sistema, se puede
apreciar en el análisis del proceso del registro contable de las transacciones
que en él se realizan:
Aportes de
Constitución Libro Inventario y Balances
Transacciones Libro Diario Libro Mayor
Balance General
Libros Auxiliares
Del Libro Diario.
La ventaja de este sistema consiste en
que las transacciones que son muy repetitivas(Ventas, compras, pagos, ingresos,
etc.) se registran en los Libros Auxiliares del Libro Diario, los cuales una
vez al mes son centralizados al Libro Diario, pero a nivel de totales por cada
tipo de transacción. Las transacciones que no son repetitivas, pasan
directamente al Libro Diario.
Si a lo anterior se agregan los
beneficios de los sistemas computacionales existentes, la obtención de
información oportuna no reviste una gran complejidad.
LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE.
En toda empresa se pueden distinguir 4
áreas básicas, a saber: ACTIVOS - PASIVOS - PERDIDAS y - GANANCIAS.
Se debe entender como ACTIVO, todo lo que
una empresa posee y/o lo que le deben a ella.
La constitución del ACTIVO de una
empresa, se produce cuando 2 o más personas naturales, deciden constituir una
empresa(ente jurídico) a la cual le aportan o entregan ciertos bienes o
recursos para que empiece operar, transformándose el ente jurídico empresa en
un deudor de los dueños de los bienes aportados, los cuales esperan recibir a
cambio un beneficio futuro.
Así por ejemplo, el aporte en efectivo de
$ 500.000 a una empresa nueva, implica:
ACTIVO $ 500.000 = CAPITAL SOCIAL $
500.000,
en donde la empresa posee un Activo de $
500.000, pero se los debe a los dueños del Capital por un valor similar.
Aquí aflora lo establecido por Lucas
Paccioli, que “no hay deudor sin acreedor”.
En el caso de una empresa que nace con un
aporte de $ 600.000 y este
último es aportado por 2 socios por un
valor de $ 400.000(dueños del
Capital) y $ 200.000 correspondiente a
terceros, que no son socios.
El ACTIVO de la empresa sería de $
600.000 y estaría financiado por
$ 400.000 de Capital y $ 200.000 por
PASIVOS con terceros. De forma
tal:
ACTIVO $600.000 = PASIVO $ 200.000 +
CAPITAL $ 400.000.
De lo anterior se puede decir que el
ACTIVO (lo que posee la empresa $ 600.000) le debe a terceros $
200.000(PASIVOS) y $ 400.000 a los socios que constituyeron la sociedad
(CAPITAL).
Por tanto: PASIVO es todo lo que la
empresa debe a terceros o que representa las obligaciones con ellos, en este
caso $ 200.000 y CAPITAL $ 400.000, que corresponde la parte que la empresa le
debe a los dueños de ella.
La diferencia entre PASIVOS y CAPITAL,
está dada porque los PASIVOS son exigibles por terceros ajenos a la empresa y
el CAPITAL, que también representa una deuda de la empresa, no son exigibles en
el corto plazo, pues de ser así sería el término de la empresa.
De ahí, que en términos generales,
siempre será:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Donde, ACTIVO es todo lo que posee o le
adeudan a la empresa; PASIVO es todo lo que debe la empresa o lo que adeuda a
terceros ajenos a ella y CAPITAL, es todo lo que la empresa le debe a los
socios y dueños de ella.
ANALISIS TRANSACCIONAL DE LAS ACTIVIDADES
DE UNA EMPRESA.
Sobre la base de lo comentado
anteriormente, el primer registro que debe tener una empresa que recién nace,
es el correspondiente a su constitución, en el cual se dejará constancia de los
bienes y recursos monetarios que aportan a la empresa, los socios o dueños de
ella. Es decir, nace el concepto de ACTIVO (lo que es de la empresa) y CAPITAL
(lo que la empresa le debe a los dueños de ella).
Lo anterior implica que siempre se debe
considerar la empresa como un ente total y absolutamente diferente al o los dueños
de ella.
Supongamos que se crea una empresa y sus
socios A y B, aportan para su constitución $ 500.000 cada uno, luego:
ACTIVO = CAPITAL SOCIO A + CAPITAL SOCIO
B
$ 1.000.000 = $ 500.000 + $ 500.000
Como se puede ver, en esta transacción se
cumple el Principio Contable de Aceptación General de “Dualidad Económica”, que
implica que la empresa posee recursos económicos, los cuales son generadores de
riqueza o que traerán beneficios o flujos de fondos en el futuro cuando ellos
sean invertidos en otras transacciones, pero a su vez nos está diciendo que
dichos activos fueron financiados por Pasivos, que pueden ser los dueños o
terceros ajenos a la empresa.
Como se dijo en los Elementos del Sistema
Contable, toda empresa debe contar con un Plan de Cuentas, en el cual se deben
detallar todos los registros o cuentas, que serán utilizados para anotar las
diversas transacciones que ocurren en la vida comercial de ella.
En base a ello, el Contador de la empresa
debe considerar en dicho Plan, cuentas que registren las anotaciones que
corresponden a los Activos, Pasivos, Pérdidas y Ganancias, las cuales
constituyen los que se conoce como LIBRO MAYOR de cada cuenta.
Por tanto, se entenderá por CUENTA, al
registro que acumula o agrupa conceptos o partidas homogéneas por cada
transacción económica que realice la empresa.
La CUENTA o LIBRO MAYOR conceptualmente
es representada de la siguiente forma:
NOMBRE DE LA CUENTA:
________________________________________
CODIGO DE LA CUENTA:
________________________________________
FECHA D E T A L L E D E B E H A B E R S A
L D O
----- -----------------------------
-------- --------- ------------
----- -----------------------------
-------- --------- ------------
----- -----------------------------
-------- --------- ------------
----- -----------------------------
-------- --------- ------------
----- -----------------------------
-------- --------- ------------
----- -----------------------------
-------- --------- ------------
----- -----------------------------
-------- --------- ------------
----- -----------------------------
-------- --------- ------------
Por consiguiente, todas las cuentas que
detalle el Contador en el Plan de Cuentas, tendrán la misma estructura señalada
anteriormente y lo único que se debe tener presente, para la operación de cada
cuenta, si ella corresponde al Activo o al Pasivo o a Pérdidas y/o a Ganancias
de la empresa.
Los conceptos involucrados en la CUENTA,
están referidos a:
*NOMBRE DE LA CUENTA, éste es de carácter
genérico y debe ser representativo de los conceptos que en ella se registrarán.
Así por ejemplo, en la cuenta CAJA sólo se registrarán los ingresos y egresos
en dinero efectivo que tenga la empresa.
*CODIGO DE LA CUENTA, éste debe ser dado
por el Contador, pudiendo ser numérico, alfabético o alfa-numérico. Por
ejemplo, las cuentas de Activo pueden empezar con el número 1, las de Pasivo
con el número 2, las de Pérdidas con el número 3 y las de Ganancias con el
número 4.
*FECHA, corresponde al día, mes y año en
que ocurrió la transacción registrada en la cuenta, la cual debe ser la misma
que aparece en el Libro Diario.
*DETALLE, en esta parte se debe presentar
en forma resumida una breve reseña sobre la transacción que se está
registrando. En la práctica los Contadores le llaman Glosa.
*DEBE, en esta columna se anotarán
valores monetarios, que en el caso de las cuentas de Activo y de Pérdidas,
significan aumento y en el caso de las cuentas de Pasivo y de Ganancias
significan disminuciones de las cuentas.
*HABER, en esta columna se registran
valores monetarios, que en caso de las cuentas de Activo y de Pérdidas
significan disminuciones de las cuentas y en el caso de las cuentas de Pasivo y
Ganancias, significan aumentos de las cuentas.
*SALDO, en esta columna se registrarán
los valores monetarios correspondientes a las diferencias que se produzcan
entre los valores registrados al Debe y al Haber de la cuenta, produciéndose
las siguientes situaciones en la determinación de los saldos de las cuentas:
1.- Se dice SALDO DEUDOR, cuando los
valores del Debe son mayores a los valores del Haber de la cuenta, por tanto
sólo pueden tener Saldo Deudor las cuentas de Activo y de Pérdida.
2.- Se dice SALDO ACREEDOR, cuando los
valores del Debe son menores a los valores del Haber de la cuenta, por tanto
sólo pueden tener Saldo Acreedor las cuentas de Pasivo y de Ganancias.
3.- Se dice cuenta SALDADA o BALANCEADA,
cuando los valores del Debe son iguales a los valores del Haber. Esta situación
es posible para las cuentas de Activo, Pasivo, Pérdidas y Ganancias.
Los Contadores para sus análisis
prácticos y resumidos, usan en forma extracontable, lo que se conoce como
Cuentas “T” o Cuenta Esquemática, como se muestra a continuación:
DEBE NOMBRE CUENTA HABER
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